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Ventajas y desventajas de tener un software contable

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En esta nueva era digital las empresas se han visto forzadas a cambiar drásticamente  sus procesos de gestión y coordinación de recursos, hasta el punto que hoy en día la mayoría de sus documentos son elaborados de forma electrónica.

Uno de los departamentos que más ha cambiado en este proceso es el financiero, debido a la centralización de todas sus tareas a través de sistemas contables, es por ello que hoy hemos decidido mostrarte las ventajas y desventajas de estos programas en la administración de las Pymes.

Ventajas de usar un sistema contable

El objetivo principal de los sistemas o software contables es el de automatizar y simplificar las tareas administrativas dentro de una organización, ya que estos permiten unificar las operaciones contables y comerciales, permitiéndole así a las empresas gestionar sus recursos de forma más eficiente. A continuación mencionaremos algunos de sus beneficios:

Permiten ahorrar tiempo y dinero

Uno de los beneficios más importantes al implementar un sistema contable, es que permite a las empresas ahorra tiempo y dinero en la elaboración de sus registros contables, ya que necesitan una cantidad de recursos mucho menor para funcionar y reducen drásticamente la cantidad de errores.

Mejoran la gestión del negocio

Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus datos unificados y almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la toma de decisiones y permiten administrar mejor los recursos de la empresa.

Simplifican los procesos administrativos

Una de los retos que enfrentan las empresas actualmente es lo difícil que resulta para ellas mantener todos sus procesos contables al día, sin embargo, con el uso de estos programas es mucho más fácil automatizar el trabajo y agilizar las tareas del día a día.

Mejoran la disponibilidad de tus comprobantes

Al tener todos los comprobantes organizados y unificados en un mismo sistema, las empresas pueden tener su información disponible en todo momento y se reducen los tiempos de búsqueda. Otra ventaja que ofrecen estos programas es que muchos están almacenados en la nube, lo cual permite gestionar la información contable en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Reducen la cantidad de papel

Gracias que estos sistemas emiten los comprobantes de forma electrónica, al implementarlos las empresas pueden reducir drásticamente su consumo de papel, gastos de impreción y el impacto que tienen sus actividades en el medio ambiente.

Desventajas de implementar un sistema contable

Ahora que ya sabemos las ventajas de usar estos programas, es importante que tengamos presente también algunos problemas que pueden causar el uso de estos sistemas en la administración de las empresas.

Requieren un conocimiento previo para su uso

La mayoría de los software administrativos están diseñados y pensados para personas con un alto conocimiento contable, por lo que recomendamos elegir programas con una interfaz amigable y que ofrezcan un buen servicio de soporte para que puedas sacarle el mayor provecho a todas sus funciones.

Necesitan constante mantenimiento

Otro inconveniente que presentan estos sistemas es que algunos requieren de un mantenimiento y actualización constante. En estos casos lo mejor es seleccionar una aplicación que se actualice de forma automática para evitar la instalación de paquetes adicionales.

Ocasionan gastos extras

Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas razonables, muchos de ellos necesitan la instalación de RAM adicional o modernos procesadores para su uso, es por ello que recomendamos usar aplicaciones contables en la nube que no necesiten de instalaciones locales para funcionar.

Ahora que ya conoces todas las ventajas y desventajas de los sistemas contables ya no tienes excusa para automatizar las tareas administrativas de tu negocio, por lo que recomendamos estudiar las diferentes opciones que existen el mercado y seleccionar el programa que mejor se adapte a tus necesidades.

Si te gusto esta información, te recomendamos leer también nuestro artículo sobre Consejos para llevar la contabilidad de las Pymes, donde te explicamos las últimas novedades contables y te damos tips para mejorar la administración de tu negocio.

Modificado por última vez enJueves, 12 Diciembre 2019 14:31

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