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¿Por qué debo usar un sistema contable con facturación en mi negocio?

Cuando pensamos en contabilidad y facturación la mayoría de nosotros las vemos como un medio para evitar multas y cumplir con obligaciones tributarias, sin embargo, estos registros aportan más de un beneficio para el desarrollo de las Pymes, ya que permiten conocer el estado financiero del negocio, sus ganancias y lo que se debe a proveedores.

De allí nace la necesidad de los emprendedores de encontrar un sistema contable que integre la facturación electrónica, dado que este no solo les ayudará a gestionar mejor su contabilidad, sino también les permitirá llevar un registro de todos sus ingresos y egresos para tener más claro sus ganancias.

Si aún no estás convencido de la importancia de estos programas, a continuación te mostraremos algunas ventajas de usar un sistema contable con facturación electrónica en la administración de tu empresa.

 

Evitas el proceso de descargar planillas

Al integrar la facturación electrónica a un sistema contable las Pymes pueden usar la información de sus clientes (datos de compra, ventas, pagos, recaudaciones, etc.) en sus procesos contables de forma automatizada, y evitas la necesidad de descargar y llenar facturas o planillas para usarlas al momento de cumplir con sus obligaciones fiscales.

 

Permite llevar un control de las cuentas contables

Además de llevar un registro de cada venta, estos sistemas permiten asignar a cada cliente o proveedor una cuenta contable, con la cual es mucho más fácil llevar un control de todas las transacciones realizadas.

 

Facilitan la elaboración de reportes fiscales

Otra ventaja que ofrecen estos sistemas es que permiten a los contadores usar la información de las facturas y procesos contables para la creación de los reportes que exigen la autoridades fiscales, los cuales también son útiles al momento de enfrentar una auditoria y para responder las inquietudes de tus clientes.

 

Reduce errores de tipeo y doble digitación

Dado que estos sistemas registran de forma automática  toda la información de tus transacciones y tareas contables, al momento de elaborar tus reportes financieros ya no tendrás que digitar cada uno de los datos y reduces errores de tipeo.

 

Ganas tiempo gestionando tu contabilidad

Tomando en cuenta los beneficios mencionados anteriormente, al implementar un sistema contable con facturación electrónica las empresas puede automatizar varios procesos que usualmente se llevan a cabo de forma manual y permiten tener toda la información contable centralizada en un solo lugar.

Ahora que ya conoces los beneficios que ofrecen estas aplicaciones, ya no tienes excusa para implementar un software contable en tu negocio, por lo que recomendamos usar Alegra, un sistema de facturación electrónica que integra diversas herramientas contables, con las cuales ganar tiempo llevando tu contabilidad e impulsar las ventas de tu negocio.

Regístrate ahora y disfruta desde ya los beneficios de este sistema de facturación.

 

¿Cuáles trámites debes hacer con la ayuda de un contador?

Para una Pyme que recién comienza, tener un contador es uno de los factores que definirá su éxito, dado que este se encargará de gestionar de forma correcta sus procesos contables y le permitirá administrar eficientemente sus recursos.

Y es que debido a los innumerables cambios que sufren las actividades comerciales, es importante que los emprendedores tengan en su equipo a un asesor capaz de tramitar diversos documentos financieros, ya que esto les facilitará la toma de decisiones y les permitirá estar al día con sus obligaciones fiscales.

Con el fin de ayudar a los emprendedores a agilizar su contabilidad, a continuación les mostraremos algunos trámites que pueden realizar con la ayuda de su asesor contable.

 

Certificación de Estados Financieros

El objetivo de este documento es declarar que se han verificado de forma detallada todos los estados financieros según lo establecido en la ley, y que estos coinciden con la información contenida en los libros.

Para que este reporte tenga una validez legal, es necesario que contenga las rúbricas del comerciante (o su representante legal) y del contador público que lo prepara, señalando el número de su tarjeta profesional vigente.

 

Evaluación de proyectos y análisis de factibilidad

Este procedimiento está conformado por una serie de técnicas que permiten estimar el rango de rentabilidad de un proyecto. Con este estudio las empresas también pueden identificar de forma más clara sus objetivos, con el fin de luego decidir si un proyecto es útil para alcanzar las metas establecidas.

 

Análisis y evaluación de cartera

Este análisis permite establecer los criterios mínimos que se tendrán en cuenta al momento de solicitar un crédito, incluyendo la capacidad de pago, reporte de ingresos y egresos del deudor, y el flujo de caja del proyecto a financiar.

Este reporte también incluye el conocimiento de la solvencia del deudor tomando en cuenta variables como el nivel de endeudamiento, la composición de los activos, liquidez, cobertura e idoneidad de las garantías.

 

Valoración de empresas

Con este estudio un contador puede estimar de forma objetiva el valor real de una empresa. Usualmente este informe se realiza al momento de la venta total de una compañía, venta accionaria entre socios, fusiones con otras empresas, reestructuraciones, capitalizaciones o como parte de la implementación de procesos de medición de generación de valor.

 

Suscripción de Certificados de Ingresos

Esta prueba de solvencia debe ser entregada por todas las personas naturales al momento presentar una solicitud de crédito ante una institución crediticia, con el fin de conseguir una mejor oportunidad para lograr un préstamo financiero.

Este documento también es usado al momento de solicitar el alquiler de un alojamiento o certificado de renta para asegurar un propietario.

 

Ahora que ya conoces los trámites que puedes hacer con la ayuda de tu contador, te recomendamos leer nuestro artículo sobre los reportes que debe tener tu software contable, donde hablamos sobre los documentos financieros que puedes hacer con esta herramienta y cómo beneficiarán tu negocio.

Impulsa la administración de tu negocio con nuestra lista de programas contables económicos

Tener un buen sistema contable es uno de los elementos que determinará el éxito de una empresa, ya que estos ayudan a llevar de forma organizada las finanzas y permiten a los contadores analizar rápidamente la información para aportar datos que faciliten la toma de decisiones.

Sin embargo, uno de los obstáculos que enfrentan los emprendedores al implementar estos programas, es que la mayoría requieren de una gran inversión y no poseen la liquidez financiera para costearlos, lo cual los obliga a sufrir retrasos y multas por llevar sus cuentas de forma manual.

Para facilitar esta búsqueda, hoy hemos preparado una lista de programas contables económicos que puedes usar para impulsar la administración de tu negocio.

Loggro

Loggro se destaca por ofrecer una serie de funcionalidades que facilitan el control de los procesos administrativos, como lo son un inventario de productos, reportes financieros, un módulo contable y varias opciones de personalización para los comprobantes.

Este software también cuenta con un periodo de prueba de 14 días, durante el cual los usuarios pueden probar sin restricción cada una de sus funciones y emitir facturas electrónicas.

 Pros

  • Ofrece varias herramientas administrativas.
  • Está disponible para varios países de América Latina.
  • Se adapta a las necesidades de las empresas en crecimiento.

 Contras

  • Posee una interfaz poco amigable.
  • No se adapta a las necesidades de las empresas de servicios.
  • Necesita de capacitación para comenzar a usarlo.
  • El módulo contable tiene un costo adicional.

 

Siigo

La principal ventaja de esta herramienta es que permite a sus usuarios facturar desde la web o usando su aplicación para dispositivos móviles. Sin embargo, a pesar de contar con varias herramientas administrativas, Siigo no integra la contabilidad en su plataforma, lo cual obliga a las empresas a adquirir el software Siigo ERP para poder sincronizar la información y extraer sus datos contables.

 Pros

  • Posee una plataforma de facturación electrónica completa.
  • Cuenta con aplicaciones móviles bien diseñadas.
  • Está diseñado pensando en las Pymes.

 Contras

  • No cuenta con una versión de prueba, solo permite ver videos demostrativos.
  • No integra la contabilidad.
  • El servicio de soporte es lento y no es personalizado.
  • Requiere capacitación para su uso.

 

Quanticus

Al usar este programa contable las empresas pueden gestionar la facturación y consultar el movimiento de sus cuentas de banco. Sin embargo, a diferencia de las herramientas antes mencionadas, Quanticus no posee una versión online, por lo que los usuarios deben comprar una licencia para usar este software.

Esta aplicación cuenta con un periodo de prueba de 15 días, con el cual es posible probar las funcionalidades de su versión más básica y emitir comprobantes electrónicos.

 Pros

  • Posee reportes contables básicos.
  • Ofrece herramientas contables.
  • Permite gestionar varias cuentas de banco.

 Contra

  • El soporte es solo de lunes a viernes y no es gratuito.
  • Las herramientas contables tienen un costo adicional.
  • Cobran tarifas por mantenimiento.
  • La función de bancos solo está disponible para la versión premium.

 

Vendty

Este sistema para punto de venta se caracteriza por ofrecer una plataforma de facturación diseñada exclusivamente para restaurantes. Una de las ventajas que ofrece esta app es que permite integrar a su plataforma otras herramientas contables, lo cual facilita el control de diversos procesos administrativos y financieros.

Vendty también ofrece un periodo de prueba de 7 días, en el cual se pueden probar todas sus funcionalidades y emitir facturas de ventas.

 Pros

  • Cuenta con sistema POS integrado.
  • Se especializa en restaurantes.
  • Es fácil de usar.

 Contras

  • No tiene un módulo contable.
  • Las integraciones tienen un costo adicional.
  • El periodo de prueba es muy corto.
  • No tiene opciones de personalización.
  • No es compatible con todos los establecimientos de comercio.

 

Alegra

Alegra es una aplicación de facturación electrónica creada pensando en las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Con este sistema puedes gestionar diversos procesos contables, incluyendo el manejo de inventario, gestión de cuentas bancarias, control de puntos de venta y la creación de reportes financieros.

Este sistema ofrece un periodo de prueba de 30 días, en el cual los usuarios pueden probar toda su plataforma y familiarizarse con sus funciones contables. Otra ventaja que vimos al usar Alegra es que cuenta con un servicio de soporte personalizado, el cual se puede usar de forma gratuita todos los días de la semana.

 Pros

  • Integra la contabilidad.
  • Posee un sistema POS optimizado para tablets.
  • Cuenta con una aplicación móvil.
  • Tiene un periodo de prueba de 30 días.
  • Posee un buen servicio de soporte.
  • Es fácil de usar.
  • Permite crear impuestos y retenciones personalizados.
  •  Almacena la información de tus clientes.

 Contras

  • El servicio de soporte solo funciona en horario de oficina.
  • El número de usuarios varía dependiendo del plan.
  • Solo ofrece facturas POS ilimitadas para su plan premium.

 

Con esta lista de programas contables económicos estamos seguros de que no tendrás problemas gestionando las finanzas de tu negocio, por lo que recomendamos revisarla con la ayuda de tu contador para seleccionar el que mejor se adapte a tus necesidades. 

Alegra vs. Vendty: ¿Cuál es el mejor Sistema POS para tu negocio?

Si tienes un establecimiento de comercio y estás en la búsqueda de un sistema POS que te ayude a impulsar las ventas, es probable que hayas considerado usar Alegra o Vendty, dado que estas aplicaciones se han destacado en los últimos años por ofrecer un excelente servicio de facturación, que se enfoca en elevar la experiencia de los consumidores.

A menudo estos sistemas son comparados debido a que integran en su plataforma diversas funcionalidades para puntos de venta, permiten a las Pymes colombianas llevar un mejor control de sus transacciones y gestionan los procesos contables de forma rápida y fácil.

Para analizar estas herramientas hemos probado las últimas versiones de ambos programas para identificar mejor sus diferencias y ahorrarte tiempo seleccionando la mejor solución para tu negocio.

 

Comparación de funcionalidades

Alegra

Alegra es un software de facturación en la nube creado pensando en las Pymes de Latinoamérica. Además de poseer una versión web, este sistema también integra en su plataforma un sistema de facturación POS, el cual se ha ganado la confianza de los emprendedores por ofrecer una plataforma estable y un excelente servicio de soporte.

 Funciones de Alegra:

  • Puede usarse en una gran variedad de establecimientos de comercio.
  • Lleva el control del inventario y lo organiza en diferentes bodegas.
  • Posee un módulo contable.
  • Emite facturas en formato de tirilla y con todos los requisitos de la ley.
  • Gestiona varios puntos de venta.
  • Posee una interfaz sencilla y fácil de usar.
  • Ofrece soporte gratuito vía chat, correo y llamadas, todos los días de la semana.
  • Gestiona cuentas de banco con varios tipos de moneda.

 

Vendty

A diferencia de Alegra, la cual se integra en su plataforma herramientas administrativas, Vendty se enfoca solo en la facturación y no cuenta con un módulo contable, lo cual limita un poco su uso al momento llevar la contabilidad y en la creación de documentos fiscales.

 Funciones de Vendty:

  • Está diseñado principalmente para restaurantes y tiendas de moda.
  • No posee funcionalidades contables.
  • Requiere de capacitación para comenzar a usarlo.
  • Gestiona un punto de venta a la vez.
  • No es compatible con cuentas multimoneda.
  • Ofrece soporte vía email de lunes a viernes.

 

Comparación de Tarifas

A pesar que la función principal de estos sistemas es gestionar las transacciones comerciales, ambos ofrecen tarifas distintas, que varían dependiendo de las funcionalidades y el número de usuarios.

 Alegra dispone de 3 planes mensuales:

  • Plan PYME ($60 pesos)
  • Plan PRO ($90 pesos)
  • Plan PLUS ($150 pesos)

Todas estas versiones ofrecen soporte gratuito todos los días de la semana, cuentan con la función de facturación Offline, permiten la creación de usuarios adicionales, reportes contables y se integran con otras herramientas administrativas.

 

Vendty posee 4 planes mensuales:

  • Plan Básico ($70 pesos)
  • Plan Pyme ($90 pesos)
  • Plan Empresarial ($150 pesos)
  • Plan Corporativo (se necesita una cotización)

Sin embargo, a diferencia de Alegra donde la versión Offline está disponible para todos los planes, en Vendty esta solo puede usarse con los planes Pyme y Empresarial, lo cual dificulta la facturación cuando ocurren interrupciones en el servicio de internet.

De igual forma, debido a que este programa solo puede usarse en punto de venta a la vez, las empresas deben pagar una mensualidad adicional por cada punto de venta donde deseen instalar este programa.

En cuanto al servicio de soporte, en Vendty está solo está disponible vía correo electrónico, de lunes a viernes, por lo que los usuarios deben suscribirse al plan Corporativo si desean disfrutar de este servicio también los fines de semana.

 

Conclusión: ¿Cuál de estos sistemas POS es el mejor para mi negocio?

Tanto Alegra como Vendty son sistemas POS que ofrecen diversas herramientas que agilizan el proceso de venta en las Pymes.

Al analizar las funciones de Alegra, observamos que esta aplicación cuenta con una plataforma para punto de venta que facilita en gran medida las tareas administrativas y la creación de documentos contables, pero sin dejar de lado las necesidades de las Pymes.

Vendty, en cambio ofrece funcionalidades similares pero limitadas, las cuales se enfocan solo en el proceso de facturación y pasan por alto las tareas contables. De igual manera es importante resaltar que debido a los gastos de instalación, el costo de este sistema es un poco alto y por el mismo precio podemos suscribirnos a uno de los planes de Alegra y disfrutar de una aplicación más completa, que ofrece más herramientas administrativas.

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