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¿Sabes cómo funciona una programa de contabilidad?

A medida que las empresas van creciendo o que necesitan de mayor colaboración para que sus operaciones se sigan realizando de forma exitosa, se necesita de nuevas y mejores soluciones. Una de ellas son los programas de contabilidad, herramientas capaces de gestionar el trabajo diario y lograr que las empresas puedan cumplir con sus objetivos.

Sin embargo, es probable que no todos conozcan cómo funciona un programa de contabilidad. Quizá hayan oído hablar de ellos y sepan que muchas empresas de hoy en día cuentan con un software contable, pero aún siguen con algunas dudas. 

Por tal razón, el propósito de este artículo es explicar cómo funcionan los programas contables y de qué modo pueden ayudar en tu compañía.

 

De los procesos manuales a digitales

Los programas de contabilidad surgieron para satisfacer las necesidades de muchas empresas, cuyo problema era que existían demasiadas tareas y poco tiempo para realizarlas. Esto significaba mayor trabajo por parte del contador y como resultado un aumento en la posibilidad de cometer errores y menor eficiencia en el trabajo

Sin embargo, llegar hasta lo que conocemos hoy en día como ”software contable” o “programas contables” no fue una tarea fácil. Desarrollar una herramienta capaz de ayudar a las empresas en sus procesos de contabilidad tomó su tiempo y fue un largo proceso de ensayo y error, pero que trajo grandes resultados para hoy en día.

Para la fecha, los software contables han formado parte de muchas empresas a lo largo de los años. Hasta el punto de poder decir que hoy son una pieza esencial en muchas de ellas. 

 

Funciones que ofrecen los programas de contabilidad

Los programas de contabilidad pueden funcionar de dos formas, como herramientas de apoyo para los contadores y como motor contable de las empresas.

Por ejemplo, si tu empresa trabaja con un contador, el incluir un software contable en tu negocio ayudará a este realice su labor de forma eficiente y mejorará la comunicación entre ambas partes (empresa y contador).

Si es el caso contrario, y aún eres una pequeña empresa que lleva su contabilidad por cuenta propia, no hay ningún problema. También es una decisión válida y en la que el uso de el programa contable correcto te puede ayudar. Algunos de los software de contabilidad en el mercado han sido desarrollados para que cualquier persona pueda utilizarlo, incluso sin tener conocimientos contables. En este artículo puedes descubrir cómo llevar la contabilidad de una Pyme sin ser contador


En ambos casos, trabajar con un software de contabilidad te permitirá conseguir suficientes beneficios como: llevar tu información contable en tiempo real y poder acceder a ella siempre que lo necesites y desde cualquier lugar, en caso de optar por un programa de contabilidad en la nube.

Además, con este tipo de herramientas conseguirás reportes automáticos, gestión de bancos e inventarios, incluso podrás integrar la contabilidad de tu negocio con un sistema POS que te permita mejorar el flujo de ventas.

Para conocer más sobre el tema, en este artículo te mostramos las ventajas y desventajas de tener un software contable. Si tienes alguna duda, háznosla saber en un comentario.

Analizando Cashflow Software Contable

En esta ocasión, y siguiendo nuestra tarea de probar los Software Contables que existen en República Dominicana y el mundo entero, decidimos probar Cashflow y ver qué tan funcional y práctico es en comparación con otras soluciones similares.

Para tener más contexto, Cashflow es un software hecho para Pymes que se encuentra alojado en la nube y busca ayudar en los procesos operativos de las empresas. 

Puedes consultar este artículo para aprender más sobre el funcionamiento de los Programas de Contabilidad

Primeros pasos con Cashflow

Al momento de crear una cuenta, tuvimos que intentarlo varias veces, debido a que el sistema no nos dejaba avanzar más allá. Sin embargo, una vez solucionado el problema, pudimos comenzar los 14 días de prueba que ofrece el software, y posteriormente recibimos un mensaje de bienvenida vía WhatsApp.

#Nota: 2 días después del registro, recibimos una llamada de bienvenida. A nuestro parecer, un poco tarde. Porque en ese momento no estábamos utilizando la aplicación y no teníamos dudas al momento. 

 

Por otro lado, en el menú principal de Cashflow nos encontramos con varias opciones: 

  • POS (Beta)
  • Ventas 
  • Compras 
  • Inventario 
  • Bancos 
  • Contabilidad 
  • Maestros 
  • Herramientas 
  • Configuración

Cada una de estas funciones cuenta con distintas opciones. Por ejemplo, la opción de reportes ofrece reportes como:

  • Resumen 
  • Reporte por ventas
  • Reportes de gastos y compras
  • Reportes de bancos
  • Reportes contables
  • Reportes Maestros

 Otras ventajas de Cashflow

Además de esto que te mencionamos anteriormente, encontramos otras ventajas de este Sistema de Contabilidad:

  • Catálogo de cuentas codificado
  • Funciona desde la nube y no necesita instalaciones
  • Cuenta con opción para declaración de impuestos
  • Permite la gestión y control de compras
  • La opción POS se puede habilitar para pantallas touch

 Algunas desventajas que encontramos

Si bien encontramos funciones buenas, también conseguimos algunas ausencias que debes saber.

  • No cuenta con un centro de costos para distribuir los ingresos y gastos de tu proyecto.
  • Su listado de atributos y variantes es predeterminado, no permite crear nuevos, por lo que es imposible adaptarlo a las necesidades de las empresas.
  • Su opción POS aún se encuentra en versión beta, por lo que es bastante simple.
  • A pesar de tener muchas opciones, la usabilidad del sistema puede ser compleja para el usuario. Creemos que para cualquier empresa, la curva de aprendizaje es bastante complicada.
  • No cuenta con App Móvil.

 ¿Es Cashflow el mejor Sistema Contable en República Dominicana?

En vista de nuestra experiencia y teniendo en cuenta otras opciones similares a Cashflow, podemos decirte que no es el mejor sistema contable en el país. Si bien resulta ser bueno, también hay otras soluciones que abarcan más allá del tema contable. Por ejemplo, miremos esta comparación entre Alegra.com y otros sistemas contables.

 

 

Facturación electrónica

Academia de formación 

Facturación POS

Contabilidad integra y automática

Integraciones

Facturación en la nube

Facilidad de uso

Alegra

En proceso

✅POS Tablet y en línea.

Más de 60 integraciones, incluida Visanet Dominicana para que los usuarios puedan recibir pagos en línea.

⭐⭐⭐⭐⭐

Cashflow

 ❌

Beta

Solo funciona por módulos

⭐⭐

Factura Simple

❌ 

Solo funciona por módulos activables (cuenta con 8)

⭐⭐⭐

Citrus

❌ 

⭐⭐

 Visto esto, te recordamos que la decisión siempre va a estar en tus manos, pero que nuestra recomendación siempre va a ser la misma: explora cuantas opciones consideres necesarias, crea una cuenta demo y realiza las pruebas pertinentes.

 El verdadero software correcto es aquel que se adapta a tus necesidades y que te permite automatizar el mayor número de procesos en tu empresa, sin resultar complicado y con una interfaz amigable. Puedes consultar este artículo para conocer nuestra evaluación de Factura Simple, otra alternativa en República Dominicana.

 

Soluciones POS para puntos de venta: Alegra vs WinPOS

Actualmente, es importante poseer un software contable que nos ofrezca la posibilidad de facturación en nuestros puntos de venta. Esta es una solución tecnológica que nos permite brindarle a los usuarios una mejor experiencia, evitándoles largas filas y disminuyéndoles tiempo de espera.

En pocas palabras, se puede decir que los sistema de punto de venta son la evolución de las cajas registradoras. Contar con un sistema POS también brinda grandes beneficios a la empresa que lo implementa, ya que ayuda con la actualización del inventario y proporciona información importante para la toma de decisiones en el negocio.

Son varias las herramientas que cuentan con sistema POS, pero es importante elegir e implementar la adecuada. Queremos que nuestro negocio obtenga reconocimiento por parte de los usuarios y sea recomendado por su buen servicio, así que es de suma importancia elegir la opción correcta para nuestro punto de venta.

A continuación, te comentamos sobre dos herramientas efectivas en sistema POS:


Alegra

Se trata de un software contable que se caracteriza por su practicidad y fácil interfaz, este no requiere  de muchos conocimientos en el área y puede ser utilizado por cualquiera que lo desee. Actualmente Alegra cuenta con un sistema POS, que permite elaborar facturas y registrar pagos de forma ágil en puntos de venta. De igual forma, se encuentra disponible en la nube y con una app móvil para Android y iOS.


Algunas de las características que hacen de este software una buena opción son:

  • Las facturas, productos y contactos creados desde el POS se sincronizan de forma automática con Alegra.
  • Permite facturar desde el POS tanto de forma online como de forma offline.
  • Brinda la posibilidad de crear bodegas o almacenes y proporciona información del inventario en tiempo real.
  • Su aplicación permite realizar  la importación masiva de productos desde un archivo de Excel.
  • Incluye la posibilidad de agregar atributos adicionales, como léctor de código de barras, tablets e impresoras bluetooth.
  • Cuenta con un equipo de acompañamiento y soporte totalmente gratuito.
  • Consultar el historial de facturas realizadas en puntos de venta.
  • Permite hacer apertura y cierre de caja, agregar la base inicial y llevar el control de las ventas diarias, consultar el resumen de movimientos del día y los cierres de caja previos.
  • Impresión de facturas en formato de tirilla de venta con todos los requisitos del ente fiscal del país.


Si te interesa esta herramienta puedes entrar directamente a través de su sitio web y conocer más de sus funcionalidades. Este software cuenta incluso con 30 días de muestra gratis para que puedas utilizarlo. En caso de que quieras hacerlo, puedes hacer click aquí.

 

WinPOS

Es un software básico creado para ayudar en los puntos de venta con procesos de facturación y control de inventarios.


Parte de sus características son:

  • El sistema tiene que instalarse directamente en los equipos.
  • Genera informes estadísticos.
  • Muestra transacciones de inventarios: entradas y salidas de productos.
  • Su plan básico solo cuenta con dos módulos: Cajero y gestión de inventarios.
  • Luego de un año de su instalación, se cobra una póliza de actualización anual correspondiente al 20% del valor del licenciamiento adquirido en primera instancia.
  • El acompañamiento tiene un valor adicional luego de ser agotado el número de horas otorgadas por WinPOS.

Puedes entrar a través del siguiente enlace para acceder a su sitio web.


De forma general, es importante mencionar que un sistema tradicional puede representar mayores gastos para las empresas, a diferencia de un sistema en la nube, ya que en este se necesita pagar por una licencia y requiere de actualizaciones constantes para su mantenimiento. De igual forma puede requerir de otros gastos extras en capacitación para el personal.

Un software tradicional también puede volverse una opción muy limitada, ya que solo permite acceder desde los computadores en los que esté instalado el sistema. Mientras que los software en la nube permiten acceso desde cualquier lugar y dispositivo en el que se cuente con conexión a internet.

En algunas ocasiones, para la instalación directa de un software en cualquier ordenador, es necesario cumplir con unos requerimientos específicos para que este pueda funcionar correctamente. WinPOS, por ejemplo, presenta algunas obligaciones mínimas de hardware, tales como:

  • Requerimientos mínimos de hardware para estaciones y tablets

  • Requerimientos mínimos de hardware para el servidor

Mientras que Alegra sigue ofreciendo la ventaja de poder  acceder desde cualquier dispositivo, sin importar cual sea su sistema operativo. Lo único necesario es contar con conexión a internet  con internet. Gracias al poder de la nube logras acceder a tus datos en cualquier lugar y momento.

Por último, no olvidemos que contar con un sistema de punto de venta permite que tu negocio se enfoque en generar ganancias, ahorrándote tiempo a ti y a tus clientes. Es importante que te asegures de que la opción que elijas sea práctica y no requiera de mucha inversión de tiempo y dinero. Finalmente, no olvides que es indispensable contar con un sistema que se adapte a todos tus requerimientos.

Alegra vs Instabill: Descubre los beneficios de estas aplicaciones contables

A diferencia de lo que piensa la gente, las facturas electrónicas tienen la misma validez que los comprobantes de papel, ya que estas contienen la misma información fiscal y permiten a las empresas llevar un control de todas sus ventas.

Sin embargo, antes de adoptar este cambio es importante que las Pymes implementen un sistema contable que no solo emita facturas electrónicas, sino también que las ayude a manejar el inventario eficientemente  y se integre con otras aplicaciones de comercio electrónico.

Es por ello que hoy compraremos Alegra e Instabill, dos aplicaciones contables muy populares entre los emprendedores, las cuales se han destacado por su sencillez y por tener un gran número de herramientas administrativas.

Alegra

Alegra es la aplicación más usada entre los emprendedores de Latinoamérica. Este programa se destaca por integrar en su plataforma un sistema de facturación POS para punto de ventas, permite programar facturas recurrentes y ayuda a los usuarios a calcular sus impuestos y retenciones.

A continuación hablaremos de algunas de sus funciones:

  • Posee un sistema de inventario que se actualiza en tiempo real.
  • Cuenta con un excelente equipo de soporte.
  • Se ajusta a las leyes tributarias de cada país.
  • Cuenta con aplicaciones móviles para sistemas iOS y Android.
  • Permite crear facturas electrónicas con firma digital.
  • Maneja cuentas bancarias con diferentes monedas.
  • Se integra con otros sistemas de comercio online como: Zapier, Shopify y Zoho.

www.alegra.com

 

Instabill

Esta aplicación permite a sus usuarios crear informes, envía facturas por correo  y crea documentos en PDF. Instabill también permite visualizar las facturas vencidas y  maneja las cotizaciones de una empresa.

Estas son algunas de sus características:

  • Ayuda a manejar los gastos.
  • Emite órdenes de compra.
  • Crea cuentas de cobro.
  • Permite ordenar las facturas pagadas y no pagadas.

www.instabill.com


A la hora de implementar un sistema contable también es importante saber si se adapta a tu modelo de negocio, por lo que recomendamos estudiar varias opciones con la ayuda de un contador para estar seguro que este cubra tus necesidades.  

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