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Software Contable

Saint, Software Administrativo - por qué (o no) usarlo

Si conoces nuestro blog, entonces sabrás que nos especializamos en probar softwares administrativos, contables y de facturación electrónica, y que estamos comprometidos con compartirte nuestra experiencia con cada uno de ellos para que puedas tomar la mejor decisión.

En esta ocasión, decidimos probar “Saint”, un software administrativo para la gestión de negocios en Colombia.  Veamos más de él:

Primero pasos con Saint

En oportunidades pasadas, hemos podido conseguir una prueba gratuita con otros software. Sin embargo, Saint no cuenta con una versión DEMO, por lo que analizaremos el contenido que ofrecen a través de su portal web y las soluciones que brindan a través de sus cotizaciones.

 Lo primero que encontramos es que Saint ofrece diferentes soluciones, cada una de ellas para cubrir una necesidad distinta.

Miremos algunas de las soluciones de Saint y qué tanto valen la pena

 

Saint ANNUAL enterprise contabilidad:

Es una herramienta que permite controlar las operaciones contables de una o varias empresas, ofreciendo reportes contables y cumpliendo con las normativas legales y fiscales. Además, es compatible con sus soluciones ANNUAL enterprise administrativo y ANNUAL gestión de pago, que se deben adquirir por separado.

Saint Retail POS:

Es una solución que propone mejorar la gestión entre el dueño, administrador, mesonero y sus clientes. Además, permite conocer el resumen de ventas diarias, semanales, mensuales, anuales, facturación por ítem con existencias y facturación por clasificación.

Sin embargo, presenta algunas limitaciones como:

  • Recomienda que cuentes con Annual Enterprise Administrativo 9.02 (una de sus soluciones, que debe adquirirse por separado)
  • Debes contar con un equipo que cumpla con las siguientes especificaciones:
  • 2 GB de RAM. (recomendado GB).
  • Procesador Intel Atom (recomendado Intel Celeron Dual Core o Superior).
  • Windows VISTA, 7, 8, 8.1, 10
  • Net framework 3.5

Saint Annual enterprise gestión de pago:

Es una herramienta que permite gestionar el cálculo y pago de nómina de una empresa.

 A pesar de que Saint ofrezca más de 5 soluciones diferentes, puede resultar un problema para aquellos usuarios que busquen una solución integral. Por ejemplo, todas estas herramientas que miramos anteriormente (POS, Contabilidad y Nómina) las podemos encontrar en otros programas como Alegra por un costo único.

#Nota: Alegra cuenta con un Marketplace en el que puedes integrar más de 60 aplicaciones.

¿Es Saint la mejor opción para empresas en Colombia?

Lo cierto es que existen alternativas que funcionan en la nube, que no requieren de instalaciones ni licencias y brindan soporte gratuito. Teniendo esto en cuenta, podemos decirte con total certeza, que Saint no es la mejor opción en software administrativo.

 Esta son las razones en las que basamos nuestra opinión:

  • Muchos de sus módulos necesitan instalarse en un computador y cuentan con un límite de 3 a 4 estaciones locales (dependiendo del plan).
  • Funciona bajo licencia anual.
  • Su interfaz luce desactualizada.
  • Las actualizaciones no son automáticas, deben descargarse e instalarse cada vez que sea necesario.

Visto esto, te recordamos que la decisión siempre va a estar en tus manos, pero que nuestra recomendación siempre va a ser la misma: explora cuantas opciones consideres necesarias, busca opciones que permitan crear una cuenta demo y realiza las pruebas pertinentes.

El software correcto es aquel que se adapta a tus necesidades y que te permite automatizar el mayor número de procesos en tu empresa.

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Factura Simple - ¿Es el sistema de facturación que necesitas?

Parte de nuestra tarea es analizar, probar y comprar diferentes Software de Facturación Electrónica y Contabilidad, para compartirte nuestra experiencia con cada uno de ellos y que tú puedas tomar una mejor decisión. 

En esta ocasión, decidimos probar “Factura Simple” un sistema de gestión y facturación para empresas en República Dominicana. Este software ofrece algunos módulos básicos y bastante simple y fácil de usar. Veamos más de él:

Primeros pasos con Factura Simple:

Una vez que te registras en el sistema, este te activa de forma automática un plan ilimitado por 30 días, y una vez vencidos podrás seleccionar un plan premium o seguir utilizando su versión gratuita.

Factura Simple software

De igual forma, su página de inicio cuenta con un menú que ofrece las siguientes funciones:

  • Clientes
  • Facturas
  • Cotizaciones 
  • Finanzas 
  • Reportes
  • Preferencias. 

Cada una de estas funciones cuenta con distintas opciones. Por ejemplo, la opción de reportes ofrece reportes como:

  • Reportes financieros 
  • Cuentas por cobrar 
  • Cuentas por pagar 
  • Reportes DGII
  • Reporte de existencias
  • Ventas del catálogo Compras del catálogo

Otras ventajas de Factura Simple

Además de esto que te mencionamos anteriormente, encontramos otras ventajas de este Sistema de Facturación:

  • Se integra con Paypal
  • Funciona desde la nube y no necesita instalaciones
  • Es intuitivo y fácil de manejar
  • Permite asociar el tipo de comprobante fiscal a tu contacto seleccionado
  • Tiene una oficina virtual en donde tus clientes pueden consultar todas las transacciones relacionadas a su empresa

Algunas desventajas que encontramos

Si bien encontramos funciones buenas, también conseguimos algunas ausencias que debes saber.

  • El soporte al usuario es mediante tickets (solicitudes) lo que puede ser un proceso bastante lento en el caso de que se necesita asistencia en tiempo real
  • No cuenta con sistema POS
  • No cuenta con una APP móvil
  • Su blog y redes sociales no se actualizan desde hace más de un año, por lo que como usuarios estamos limitados al uso de sistema sin tener otro tipo de contacto con la empresa

¿Es Factura Simple el mejor Software de Facturación en República Dominicana? 

En vista de nuestra experiencia y tomando como referencia a otros software, podemos decirte que no es el mejor sistema de facturación en el país. Si bien resulta ser bueno, también hay otras opciones que logran cubrir sus ausencias. Por ejemplo, miremos esta comparación rápida con Alegra y Cashflow.

 

Facturación electrónica

Academia de formación 

Facturación POS

Contabilidad integra y automática

Integraciones

Facturación en la nube

Facilidad de uso

Alegra

En proceso

✅POS Tablet y en línea.

Más de 60 integraciones, incluida Visanet Dominicana para que los usuarios puedan recibir pagos en línea.

⭐⭐⭐⭐⭐

Factura Simple

 ❌

Solo funciona por módulos activables (cuenta con 8)

⭐⭐⭐

Cashflow

Beta

Solo funciona por módulos

⭐⭐

Citrus

❌ 

⭐⭐


Visto esto, te recordamos que la decisión siempre va a estar en tus manos, pero que nuestra recomendación siempre va a ser la misma: explora cuantas opciones consideres necesarias, crea una cuenta demo y realiza las pruebas necesarias. El verdadero software correcto es aquel que se adapta a tus necesidades y que te permite automatizar el mayor número de procesos en tu empresa. 

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¿Sabes cómo funciona una programa de contabilidad?

A medida que las empresas van creciendo o que necesitan de mayor colaboración para que sus operaciones se sigan realizando de forma exitosa, se necesita de nuevas y mejores soluciones. Una de ellas son los programas de contabilidad, herramientas capaces de gestionar el trabajo diario y lograr que las empresas puedan cumplir con sus objetivos.

Sin embargo, es probable que no todos conozcan cómo funciona un programa de contabilidad. Quizá hayan oído hablar de ellos y sepan que muchas empresas de hoy en día cuentan con un software contable, pero aún siguen con algunas dudas. 

Por tal razón, el propósito de este artículo es explicar cómo funcionan los programas contables y de qué modo pueden ayudar en tu compañía.

 

De los procesos manuales a digitales

Los programas de contabilidad surgieron para satisfacer las necesidades de muchas empresas, cuyo problema era que existían demasiadas tareas y poco tiempo para realizarlas. Esto significaba mayor trabajo por parte del contador y como resultado un aumento en la posibilidad de cometer errores y menor eficiencia en el trabajo

Sin embargo, llegar hasta lo que conocemos hoy en día como ”software contable” o “programas contables” no fue una tarea fácil. Desarrollar una herramienta capaz de ayudar a las empresas en sus procesos de contabilidad tomó su tiempo y fue un largo proceso de ensayo y error, pero que trajo grandes resultados para hoy en día.

Para la fecha, los software contables han formado parte de muchas empresas a lo largo de los años. Hasta el punto de poder decir que hoy son una pieza esencial en muchas de ellas. 

 

Funciones que ofrecen los programas de contabilidad

Los programas de contabilidad pueden funcionar de dos formas, como herramientas de apoyo para los contadores y como motor contable de las empresas.

Por ejemplo, si tu empresa trabaja con un contador, el incluir un software contable en tu negocio ayudará a este realice su labor de forma eficiente y mejorará la comunicación entre ambas partes (empresa y contador).

Si es el caso contrario, y aún eres una pequeña empresa que lleva su contabilidad por cuenta propia, no hay ningún problema. También es una decisión válida y en la que el uso de el programa contable correcto te puede ayudar. Algunos de los software de contabilidad en el mercado han sido desarrollados para que cualquier persona pueda utilizarlo, incluso sin tener conocimientos contables. En este artículo puedes descubrir cómo llevar la contabilidad de una Pyme sin ser contador


En ambos casos, trabajar con un software de contabilidad te permitirá conseguir suficientes beneficios como: llevar tu información contable en tiempo real y poder acceder a ella siempre que lo necesites y desde cualquier lugar, en caso de optar por un programa de contabilidad en la nube.

Además, con este tipo de herramientas conseguirás reportes automáticos, gestión de bancos e inventarios, incluso podrás integrar la contabilidad de tu negocio con un sistema POS que te permita mejorar el flujo de ventas.

Para conocer más sobre el tema, en este artículo te mostramos las ventajas y desventajas de tener un software contable. Si tienes alguna duda, háznosla saber en un comentario.

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¿Por qué debo usar un sistema contable con facturación en mi negocio?

Cuando pensamos en contabilidad y facturación la mayoría de nosotros las vemos como un medio para evitar multas y cumplir con obligaciones tributarias, sin embargo, estos registros aportan más de un beneficio para el desarrollo de las Pymes, ya que permiten conocer el estado financiero del negocio, sus ganancias y lo que se debe a proveedores.

De allí nace la necesidad de los emprendedores de encontrar un sistema contable que integre la facturación electrónica, dado que este no solo les ayudará a gestionar mejor su contabilidad, sino también les permitirá llevar un registro de todos sus ingresos y egresos para tener más claro sus ganancias.

Si aún no estás convencido de la importancia de estos programas, a continuación te mostraremos algunas ventajas de usar un sistema contable con facturación electrónica en la administración de tu empresa.

 

Evitas el proceso de descargar planillas

Al integrar la facturación electrónica a un sistema contable las Pymes pueden usar la información de sus clientes (datos de compra, ventas, pagos, recaudaciones, etc.) en sus procesos contables de forma automatizada, y evitas la necesidad de descargar y llenar facturas o planillas para usarlas al momento de cumplir con sus obligaciones fiscales.

 

Permite llevar un control de las cuentas contables

Además de llevar un registro de cada venta, estos sistemas permiten asignar a cada cliente o proveedor una cuenta contable, con la cual es mucho más fácil llevar un control de todas las transacciones realizadas.

 

Facilitan la elaboración de reportes fiscales

Otra ventaja que ofrecen estos sistemas es que permiten a los contadores usar la información de las facturas y procesos contables para la creación de los reportes que exigen la autoridades fiscales, los cuales también son útiles al momento de enfrentar una auditoria y para responder las inquietudes de tus clientes.

 

Reduce errores de tipeo y doble digitación

Dado que estos sistemas registran de forma automática  toda la información de tus transacciones y tareas contables, al momento de elaborar tus reportes financieros ya no tendrás que digitar cada uno de los datos y reduces errores de tipeo.

 

Ganas tiempo gestionando tu contabilidad

Tomando en cuenta los beneficios mencionados anteriormente, al implementar un sistema contable con facturación electrónica las empresas puede automatizar varios procesos que usualmente se llevan a cabo de forma manual y permiten tener toda la información contable centralizada en un solo lugar.

Ahora que ya conoces los beneficios que ofrecen estas aplicaciones, ya no tienes excusa para implementar un software contable en tu negocio, por lo que recomendamos usar Alegra, un sistema de facturación electrónica que integra diversas herramientas contables, con las cuales ganar tiempo llevando tu contabilidad e impulsar las ventas de tu negocio.

Regístrate ahora y disfruta desde ya los beneficios de este sistema de facturación.

 

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Adios Contai: Conoce la mejor opción para reemplazar este software de Ilimitada

La contabilidad siempre ha sido una parte integral de cualquier organización empresarial, ya que permite a los emprendedores conocer de forma eficaz todos sus estados contables y los ayuda a calcular sus impuestos. 

En Colombia usualmente la administración de una empresa es llevada usando sistemas contables, los cuales, cabe destacar, se han vuelto muy populares debido a gran versatilidad y por integrar diversas herramientas de facturación electrónica. 

Un ejemplo de estos programas es Contai, un sistema contable de Ilimitada que se ha vuelto muy popular entre los emprendedores colombianos por ofrecer varias herramientas de facturación y un servicio de almacenamiento en la nube. 

Sin embargo, debido a la reciente compra de Siigo, muchos usuarios de Ilimitada se han visto en la necesidad de buscar un nuevo software contable que no solo integre la facturación electrónica, sino también se adapte a las necesidades de las Pymes colombianas. 

Actualmente existen cientos de programas que integran en sus plataformas herramientas administrativas, pero hay un sistema que sobrepasa en funcionalidad a todos los existentes: Alegra, una aplicación en la nube que se ha distinguido durante años por ofrecer a los emprendedores de Latinoamérica un software de facturación estable y un excelente servicio de soporte. 

A diferencia de Ilimitada, donde sus módulos se deben comprar por separado, Alegra integra en su plataforma una amplia gama de herramientas administrativas, las cuales no solo permiten crear facturas electrónicas, sino también gestionar el inventario, consultar reportes de ventas y conocer el balance general de una empresa. 

Otra de las ventajas de cambiarse a Alegra, es que cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva, diseñada especialmente para satisfacer las demandas de los usuarios colombianos, por lo que ya no tendrás que preocuparte por aprender a usar un nuevo software o por entrenar a tus empleados. 

Con esta nueva fusión es importante que los usuarios de Ilimitada sigan contando con las mejores herramientas administrativas, ya que esto les permitirá seguir cumpliendo con sus obligaciones fiscales y con sus clientes, es por esto que tras evaluar varios sistemas recomendamos cambiarte a Alegra, ya que este es un ERP completo donde es posible llevar las contabilidad de una empresa y administrar las ventas de forma rápida y fácil.


Si deseas probar esta aplicación contable, Alegra cuenta con una versión demo la cual puedes usar por 30 días y descubrir todas las ventajas de este programa.

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¿Es conveniente un software contable gratuito o pago?

Cuando estás en la búsqueda de un sistema contable es muy probable que te dejes seducir por las opciones gratuitas, más aún cuando estás empezando un nuevo negocio y no tienes mucho dinero para invertir, sin embargo, debes valorar si esta opción es la más conveniente para tu empresa. Por ello, te contamos los puntos que debes tener en cuenta para tomar la decisión acertada al elegir entre un software contable gratis vs pago:

1.Revisa las características:

Es común dejarse llevar por la publicidad y elegir la opción más atractiva para el bolsillo, pero lo importante es que el software se adapte a las necesidades de tu negocio. En la mayoría de los casos, las versiones gratuitas no ofrecen muchas funcionalidades,  entonces si vas a migrar tu información contable lo cual implica inversión de tiempo, es mejor hacerlo en la plataforma más completa y que ofrezca todas las características que tu empresa necesita. 

2.Ten en cuenta las limitaciones:

Suele pasar que un software gratuito tiene limitaciones, por ejemplo en el almacenamiento de información, entonces si tu negocio va creciendo y necesitas guardar más información estarás limitado y tendrás que cambiar de sistema o empezar a pagar por más espacio de almacenamiento. Al final, no todo será gratis. 

3.Verifica que ofrezca soporte:

Una de las ventajas de usar un software pago es que siempre vas a tener un equipo de soporte disponible para ayudarte, lo cual hace una gran diferencia con las versiones gratuitas que en su mayoría no ofrecen este servicio.

4.Infórmate sobre el servidor que usa:

Aquí entra en discusión el tema de seguridad de la información, ya que al optar por un sistema gratuito es probable que para economizar costos no esté alojado en un servidor de calidad que garantice altos niveles de seguridad. Uno de los servidores más confiables en el mundo es Amazon Web Services que realiza copias de seguridad automáticas y es utilizado por bancos y  empresas como Netflix, Spotify, Twitter, incluso la Nasa. Así que infórmate y elige la opción que te ofrezca la mayor seguridad para guardar la información de tu negocio.

5.Consulta si incluye actualizaciones:

Las regulaciones tributarias cambian constantemente y suelen ser un dolor de cabeza para los emprendedores que no tienen mucho conocimiento sobre contabilidad. En este sentido, un software contable  gratuito difícilmente va a actualizarse con las últimas normativas tributarias, a diferencia de un software pago y en la nube que se puede actualizar y realizar mejoras en tiempo real, así no tendrás que preocuparte por los cambios, por ejemplo, la implementación de la factura electrónica.

 Por último, debes analizar que el sistema contable que elijas sea intuitivo y fácil de usar, ya que la inversión de tiempo es crucial en la administración de un negocio. Si eliges un sistema gratuito que te toma mucho tiempo en entenderlo y usarlo, al final no será beneficioso para la productividad de tu negocio. Como dice el dicho, el tiempo vale más que el dinero, sobre eso debes encontrar la mejor opción y poner a tu negocio en las mejores manos.


¿Tienes una MiPyme? ¡Conoce los beneficios de usar un software contable en este  
artículo!












 

 

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¿Me conviene un paquete contable o un software contable?

Al momento de seleccionar una herramienta contable que potencie los procesos financieros y administrativos de tu empresa, debes de tener presente cuáles son las necesidades que tienes o las tareas que cotidianamente realizas, de modo que al momento de adquirirlo puedas contar con la mayor tranquilidad y eficiencia al momento de trabajar.

Un paquete contable es también conocido como un software, dado a su naturaleza digital e informática, sólo que su principal diferencia radica en que no tienes acceso a distintas acciones, es decir, si adquieres un paquete contable sobre facturación, lo más seguro es que no puedas contar con acceso al área de POS (Punto de Venta), mientras que un software contable incluye cada una de las áreas contables, administrativas y fiscales que necesita una empresa.

Los paquetes contables son buenas soluciones a situaciones específicas, pero si necesitas un abanico más amplio o tener una visión global de tu empresa, tendrás dos opciones o incurrir en mayores gastos dentro de los paquetes contables al comprar mayor cantidad de módulos, o decantarte por un software contable que te ofrezca todas las opciones y herramientas que manejarás diariamente.

Los software contable agrupan una mayor cantidad de soluciones, como la creación de facturación, administración de gastos e ingresos, control y conciliación de tus cuentas bancarias, organización y manejo del inventario, generación de reportes inteligentes de ventas y clientes en tiempo real, venta y facturación en el punto de venta (POS), entre muchos otros.

Si aún no tomas la decisión por alguna de estas dos opciones, compartimos contigo una serie de razones por la que consideramos que los softwares contables son una excelente inversión dado a las ventajas y acciones que te ofrece:

  • Organización y control en un sólo espacio: un software contable te permite tener agrupada la información sobre tus proveedores, las órdenes de compra y venta, hasta generar cotizaciones que posteriormente puedes convertir en facturas, todo esto y mucho más en un sólo lugar, en vez de tenerlo en múltiples carpetas físicas, con lo cual corres el riesgo de traspapelar algún documento de alta importancia.
  • Obligatoriedad de la facturación electrónica: un factor muy importante a tener en cuenta al momento de adquirir un software contable, es que éste tome en cuenta las regulaciones expedidas por el órgano fiscal de tu país, dado que cada entidad cuenta con normas muy puntuales que hay que acatar a la cabalidad.
  • Seguridad: podrás contar con back ups de la información que ingreses en el software. Esto brinda mucha tranquila dado que cuentas con respaldo de tus datos. Si el software está alojado en la nube, como lo es Alegra, ¡pues aún mejor!, ya que tendrás acceso desde cualquier dispositivo que manejes.
  • Integración y comodidad: los software contables se alimentan de la información que ingreses, ofreciendo la posibilidad de diseñar informes sobre los ingresos y egresos que hayas tenido en un período solicitado. Los accesos a estos informes conllevan una serie de clics y combinación de datos. Olvídate de hacer los informes manualmente o través de manipulación de largas tablas de Excel.

 

Uno de los softwares disponible en el mercado que ofrece todos los beneficios de software contable que mencionamos anteriormente es www.alegra.com, cuenta además con un demo gratuito de 30 días para probar todas sus funciones.

Sea por las razones que te hayamos dado o por otras, la adquisición de un software contable será una de las mejores inversiones que podrás hacer, dado que así tendrás mejor seguimiento al departamento contable de tu empresa de una forma más fácil y cómoda.








 

 

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¿Qué es un Software POS o punto de venta? ¿Cuáles son sus beneficios?

Un software POS o Punto de Venta es un grupo de herramientas de software y hardware que facilitan a las empresas y emprendedores emitir facturas en el punto de venta, permitiendo también el manejo de la caja registradora y flujo de caja, además de estar vinculado con el inventario.

Los softwares de POS o Punto de Venta son muy valiosos pues te permiten mejorar la experiencia de compra al cliente, dado que automatizas el sistema de cobro, mejoras la atención al cliente y reduces el tiempo de espera del cliente, lo que te ayudará a fidelizarlo.

Para toda empresa, ya sea pymes, mipymes o grande, es de vital importancia contar con un buen sistema de contabilidad, el cual le ofrezca tener un eficiente manejo de la información financiera, dado que permitirá saber los ingresos, egresos, cuentas por pagar y por cobrar, hasta los productos o servicios con mayor demanda, lo que conlleva a un mejor diseño de estrategias comerciales que potencien las ventas de tu compañía.

A nivel mundial, se está presentando cambios importantes en la facturación, dando paso a la facturación electrónica, debido a los múltiples beneficios que ofrece, entre ellos fácil y rápido acceso a la información contable de tu empresa. Es por ello, que al momento de adquirir un software debes cerciorarte que brinde servicio POS, el cual te permitirá tener acceso a la emisión de facturas de ventas hasta la gestión del inventario de tu propia mercancía.

Los software POS o Punto de Venta cuentan con múltiples beneficios, entre ellos:

 

  •         Optimización del flujo de trabajo: el cobro en el punto de venta del producto o servicio que estará adquiriendo el cliente se puede realizar de manera más rápida que tradicionalmente, lo que mejora la experiencia para el cliente y a su vez permite contar con un mejor control de flujo de caja entre el efectivo y el inventario.
  •         Detalle de la información: dado que el sistema funciona como el centro del negocio por la integración de todas las áreas comerciales, se puede tener fácil acceso a toda la información actualizada en tiempo real del inventario.
  •         Integración: como indica el punto anterior, un software POS o Punto de Venta funciona como el núcleo del negocio, dado que tiene integrado la información contable y financiera en un solo lugar. Además es compatible con múltiples dispositivos, permitiendo tener acceso desde cualquier lugar donde el responsable se encuentre.
  •         Agilidad y practicidad: este tipo de software brinda la posibilidad de reportes o informes sobre la situación actual del negocio, en donde se podrá ver desde la cantidad de productos disponibles en el inventario, cuál producto es el más vendido, y demás detalle, lo que facilitará la toma decisión de los departamentos de compra y venta de cara para los próximos períodos.

 

      Facturación en punto de venta: Aún cuando el concepto inicial del POS es permitir facturar en el punto de venta, no todos los softwares han incluido esta función en su sistema, un ejemplo de software que si incluye esta función en su sistema POS es www.alegra.com que además permite realizar facturas incluso sin conexión a internet.

 Si tu empresa necesita un software POS o Punto de Venta te recomendamos evaluar de antemano las sus necesidades. Existe una amplia variedad de soluciones en el mercado que facilitarán tus tareas diarias.


¿Tienes dudas sobre la facturación electrónica? Te invitamos a visitar este blog www.todofacturaelectronica.com en el que encontrarás toda la información que necesitas al respecto.





 

 

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Respuestas a las preguntas frecuentes sobre los software contables

Los software contables cada día están adquiriendo mayor relevancia, dado a la cantidad de beneficios y ventajas que ofrecen, y también por la obligatoriedad, de ciertos países, por efectuar la facturación electrónica. Sin embargo muchos profesionales aún tienen  dudas al respecto, debido a que la implementación de estos software es relativamente nueva e implica migrar la contabilidad manual a electrónica.

Es por eso que en esta oportunidad, queremos esclarecer las preguntas frecuentes sobre los software contables:

 

  • ¿Qué es un software contable?

 

Es un programa digital o electrónico diseñado específicamente para facilitar y sintetizar la gestión contable. Estos programas registran y procesan todos los datos que son ingresados, y a través del diseño o configuración que tengan, identifican estos datos como ingresos, egresos, cuentas por cobrar o por pagar, entre otros items.

 

  • ¿Cuáles soluciones o tareas puedo gestionar a través de un software contable?

 

Dependiendo de lo que ofrezca el productor. Pero en su gran mayoría estos software contables ofrecen la gestión de todas las tareas que se deben llevar a cabo por un departamento contable, como lo son: creación de facturas, cotizaciones, manejo de ingresos y egreso, gestión de cuentas por cobrar y por pagar, manejo de proveedores, administración de cuentas bancarias, control de inventario, emisión de balance general, entre otras.

 

  • ¿Son seguros de usar?

 

Si. Los software contables están diseñados para proteger la información contable y financiera de sus usuarios, por lo que en su mayoría ofrecen la posibilidad de contar con un respaldo de estos datos.

Algunos software contables disponibles en el mercado están alojados en la nube. Esta tecnología es la misma que usan las entidades bancarias para la preservación de los datos de sus clientes.

  

  • ¿Cómo se maneja la privacidad de los datos?

 

Cada productor cuenta con una política específica de privacidad de datos, por lo que al momento de adquirir un software contable es importante conocer qué ofrece el productor. Pero en su gran mayoría, los proveedores de estos servicios cuentan con altos estándares de seguridad, en donde solo el usuario es quien podrá tener acceso a la información contable ingresada.

  

  • ¿Es muy costosa su adquisición?

 

En el mercado existen muchos proveedores con distintos precios. Algunos ofrecen pagos mensuales, trimestrales e inclusive anuales. Otros, ofrecen el primer mes gratis para que el usuario pueda entrar en contacto con la herramienta, probarla y así tomar mejor su decisión final.

Los costos de estos programas varían por empresa, por el plan que ofrecen y por las soluciones que brindan.

  

  • ¿Mi ordenador debe tener alguna especificación técnica para gestionar un software contable?

 

Para que estos software puedan ser usados de una manera ágil y sin ningún tipo de problema, es recomendable que el ordenador o computador cuente con ciertas especificaciones: 4GB de memoria RAM, procesador de al menos 1GHZ y conexión a internet. 

Vale la pena destacar que los software contables alojados en la nube no requieren de características específicas para tu computador lo único que necesitas es una conexión a internet.

  

  • ¿El personal de mi compañía debe tener conocimientos específicos de informática para la gestión correcta de estos softwares?

 

Depende de lo específico que sea el software contable. Existen programas cuya gestión requiere de dominar Excel nivel avanzado para manejarlo de manera correcta, mientras que otros cuentan con plataformas e interfaces muy intuitivas.

De igual forma, en estos casos es importante contactar al servicio de ayuda al usuario que ofrecen los proveedores de software contable para aclarar cualquier duda sobre la manipulación y manejo de estos programas.

Si cuentas con otras dudas al respecto indícanosla en los comentarios y en una próxima oportunidad te compartiremos las respuestas a ellas.

 

 ¿Tienes dudas sobre la facturación electrónica? Te invitamos a visitar  www.todofacturaelectronica.com en el que encontrarás toda la información que necesitas al respecto.

 ¿Interesado en conocer más sobre software contable en Colombia? Te invitamos a visitar  www.pymesco.co.





 

 

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¿Por qué debes adquirir un software contable en el 2019?

Cada inicio de año es crucial para las empresas, nuevas metas, nuevos proyectos, y entre ellos transformaciones tecnológicas. Regulaciones de gobierno como la implementación de la facturación electrónica empujan a las empresas a modernizarse y vincular a sus procesos nuevos sistemas tecnológicos, como lo son los software de contabilidad.

Aún si para tu país no aplica la facturación electrónica, los software contables ofrecen muchas otras soluciones, brindando mayor organización y control de tu información administrativa. Además que los software modernos ya se encuentran en la nube, permitiendo que accedas a esa información desde cualquier dispositivo o cualquier lugar, con mejores respaldos de seguridad que un software de escritorio.

Te compartimos las razones fundamentales, por la que un software contable te facilitará la vida en este 2019:

Todo el manejo de tu contabilidad en un solo lugar

Con el software contable correcto podrás manejar tu contabilidad en un solo lugar, tener tus estados, balances, flujos de efectivo, inventarios, cuentas por pagar, facturas y todos tus reportes contables desde el mismo sistema. Así dejarás de usar dos o tres softwares diferentes para llevar la contabilidad de tu empresa. Tu y tu contador podrán ahorrar tiempo en su trabajo.

Organización y control

Un software contable te permite tener agrupada la información sobre tus proveedores, las órdenes de compra y venta, hasta generar cotizaciones que posteriormente puedes convertir a facturas, todo esto y mucho más en un sólo lugar y de forma automática, en vez de tenerlo en múltiples carpetas físicas, con lo cual corres el riesgo de cometer errores y traspapelar documento importantes.

Eficiencia para tu contador

Un software contable te puede ayudar a ser el mejor equipo con tu contador. Debes escoger un software completo, con el que tu contador pase a ser un auditor más que un digitador, que le facilite sus tareas y pueda ganar tiempo para ayudarte a analizar la información del negocio y tomar decisiones estratégicas

Facturación Electrónica

Países como México, Colombia, Panamá, Perú y Chile, han adoptado recientemente el método de facturación digital, aplicándose tanto para grandes contribuyentes en un comienzo pero también para pequeñas y medianas empresas. Un factor muy importante a tener en cuenta al momento de adquirir un software contable, es que éste haga parte de una solución contable completa donde tengas tu contabilidad y tu facturación electrónica integradas. También debes asegurarte de que cumpla con todas las regulaciones expedidas por el órgano fiscal, dado que cada entidad cuenta con normas muy puntuales que hay que se deben acatar a la cabalidad.

Seguridad

En un software contable en la nube, toda la información que ingreses la tendrás respaldada por una copia de seguridad a la que solo podrás acceder tú. Inclusive, estos software contables en la nube tienen un sistema de seguridad que funciona igual que en los bancos, así que la seguridad y el respaldo son asegurados, este será un dolor de cabeza menos para ti. Es bueno aclarar que esto no siempre sucede con un software de escritorio.

Integración y comodidad

Los software contables se alimentan de la información que ingreses la primera vez, es decir, no debes ingresar más que una vez la información de tus clientes, facturas, balances, saldos o inventarios. De ahí en adelante podrás hacer modificaciones o usar esta información para crear nuevos documentos de venta o reportes. Puedes diseñar informes sobre los ingresos y egresos que hayas tenido en un período solicitado, y acceder a ellos de forma sencilla, incluso exportarlos o compartirlos. Olvídate de hacer los informes manualmente o en Excel. También podrás integrar este software a tu CRM, nómina y todas las apps que manejes.

Vanguardia

Así como en todas las actividades, el futuro de la contabilidad estará en la transformación digital de las empresas y el uso de la tecnología para hacer más eficientes sus procesos y ganar tiempo. Tiempo que podrán invertir en temas estratégicos y toma de decisiones de negocio. Tener un software contable te lleva un paso más cerca de esta transformación y te permite estar a la par las grandes empresas. Es vital que escojas un software que tenga experiencia en el mercado, que te mantenga al tanto de novedades y que te ofrezca actualizaciones constantes.

 

Sea por las razones que te hayamos dado o por otras, la adquisición de un software contable para este 2019 será una de las mejores inversiones que podrás hacer, dado que así tendrás mejor seguimiento al departamento contable de tu empresa de una forma más fácil y cómoda. Un software solucionará muchos de tus problemas de cabeza para que la contabilidad no te preocupe y puedas dedicar tu tiempo a tareas más importantes como crecer y vender más. 

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