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Contabilidad

Quickbooks o Alegra, ¿cuál es el mejor software administrativo para facturar en línea?

Cuando se trata de elegir una solución administrativa y contable son muchos los aspectos que se deben tomar en cuenta, velocidad, precio, funciones y sencillez del sistema. En resumen, se necesita invertir del tiempo necesario para realizar una investigación y análisis previo. Esto con el propósito de elegir la herramienta que más se adecúe a nuestras necesidades

Ahora, para ayudar a quienes estén interesados en elegir un software administrativo para facturar en línea, analizaremos dos alternativas que pueden resultar realmente útiles para llevar un control absoluto del negocio. 

Quickbooks

La primera de estas alternativas es Quickbooks, una solución de gestión contable que opera en la nube y se adecúa a las normativas del SAT para que puedas emitir comprobantes electrónicos. 

Alegra

Esta segunda opción se trata de Alegra, un Software Administrativo para Pymes que opera en la nube y el cual también ofrece facturación electrónica adaptada a las normativas del SAT.

Principales similitudes entre Alegra y Quickbooks

Como vimos anteriormente, ambas comparten dos características realmente importantes, cumplen con las normativas del SAT y operan de forma online. Es decir se pueda acceder a ellas tan solo con hacer clic en un navegador. 

Además de estas características, ambas herramientas cuentan con otras similitudes como:

  • Permiten generar CFDI 3.3
  • Ofrecen reportes personalizados en tiempo real
  • Cuentan con opción multimoneda
  • Incluyen información como ingresos, egresos, cotizaciones, recibos y facturas en un solo lugar
  • Ofrecen una API para realizar integraciones

Diferencias a tomar en cuenta

Como vimos anteriormente, ambos programas cuentan con características similares que pueden funcionar para cualquier pequeña y mediana empresa. Sin embargo, hay algunas diferencias que se deben tener presente y que pueden ser cruciales para tomar una decisión final.

• Sistema TPV

A diferencia de Quickbooks, Alegra ofrece un sistema TPV que permite facturar desde el punto de venta y que resulta adecuado para aquellos negocios que necesitan de esta función. 

• Versiones e idiomas

Además, de la versión para México, Quickbooks tiene una versión en inglés y otra internacional para el resto de los países. Mientras que Alegra aún ofrece una única versión en español.

Sin embargo, en el caso de Alegra, este programa cuenta con versiones optimizadas para otros países, como Argentina, Colombia, Costa Rica, España, México, Panamá, Perú, Dominicana y USA. Así como con una versión internacional.

• Facilidad de uso

En este apartado, es el software de Alegra el que termina siendo más fácil de usar para los usuarios, debido a que su sistema es más amigable que Quickbooks. 

Por ejemplo, ambos programas cuentan con una API, pero el de Alegra resulta ser más sencillo para los usuarios en México ya que se encuentra en español. Lo mismo sucede con la aplicación móvil.

 

Finalmente, ya que conoces las similitudes y diferencias que existen entre Quickbooks y Alegra, es tu decisión elegir aquel software administrativo para facturar en línea que más se acerque a lo que necesitas.

Para saber más del tema, en este artículo hablamos sobre otros software contables en México.

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El software líder en LATAM que ofrece un mes gratis a todos sus nuevos usuarios

Las herramientas de contabilidad, como software o aplicaciones para el manejo de nóminas e inventarios son bastante útiles hoy en día para empresas y contadores. De hecho, algunas pymes no conciben el funcionamiento óptimo de su negocio sin alguna de estas herramientas, puesto a que son muchas las funcionalidades y mejoras que pueden ofrecer.

Un gran referente en herramientas contables fue Nubox, una empresa que nació en el año 2001 con el fin de ofrecer un software contable en línea orientado a Pymes y que desde 2012 hasta la fecha encabezó la lista de programas contables líderes en LATAM, compitiendo con otras marcas como Alegra, Siigo y Loggro.

Sin embargo, su reciente ausencia en Colombia ha hecho que los usuarios de Nubox comiencen a buscar otras opciones en el mercado. 

Tengamos presente que la ausencia de este programa puede significar un cambio en el modo de trabajar de los empleados y, en efecto, en los resultados del negocio. Por lo que ahora se debe elegir un software que pueda cubrir las necesidades que deja Nubox y que sea capaz de ofrecer mucho más.


¿Cuál sería la mejor opción en este momento?

Para este caso, recomendamos el uso de Alegra, el software líder en LATAM. Un software contable en la nube que ha estado en funcionamiento desde el año 2013 y que actualmente cumple con todas las funciones necesarias para la administración de cualquier negocio.

Algunas de las ventajas de comenzar a utilizar a Alegra:

- Posee una interfaz fácil y amigable, por lo que no tendrás que invertir tiempo para aprender a manejarla. El sistema es sencillo e intuitivo y fácil de configurar.

- Cuenta con actualizaciones automáticas, lo que significa que no tienes que instalar nada y siempre tendrás la última versión del sistema.

- Ofrece un excelente sistema POS para que puedas facturar desde el punto de venta incluso sin conexión a internet

- Posee un módulo contable con reportes inteligentes y todo lo necesario para mantener al día la contabilidad de tu negocio.

- Se adapta a las normativas de la DIAN y permite crear facturas electrónicas con validación previa.

Además, este software contable en la nube ofrece un mes gratuito con soporte ilimitado para todos los usuarios de Nubox que deseen conocer cómo funciona el líder de LATAM. Por tal razón creemos que Alegra es la opción más completa para seguir llevando la contabilidad de tu negocio de forma fácil y rápida.

 

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Por qué usar (o no) un software contable gratis

Seguramente necesites un software contable gratis y estés buscando alguna opción. Sin embargo, son pocas aquellas que son totalmente gratuitas.  En este caso, muchas de estas herramientas contables solo ofrecen una prueba gratis por determinado periodo de tiempo. Mientras que otras sí pueden resultar gratuitas pero con costo adicional por otros servicios.

Además, algunas de estas herramientas sin costo suelen ofrecer funciones muy básicas que en ocasiones resultan ser poco útiles para las empresas. Es por ello que muchas organizaciones y gerentes prefieren optar por un software pago, capaz de ofrecer mejores resultados que los sistemas gratuitos.

 

Ahora, ¿los programas gratuitos valen la pena?

Sabemos que trabajar con herramientas gratis puede representar un ahorro para cualquier empresa, pero hay que tener en cuenta que son muchas las desventajas que pueden estar presentes. A continuación te mostramos algunas de ellas:

  • No están actualizados para cumplir con las legislaciones de tu país.
  • No cuentan con soporte para ayudarte con cualquier duda.
  • Obtienen muy pocas actualizaciones.
  • Suelen tener una interfaz poco moderna y amigable.

En resumen, trabajar con un software contable gratis puede no ser la mejor decisión, a menos que tu empresa tenga muy pocas necesidades y no requiera de gran ayuda.

 

Estas son algunas opciones accesibles para todos

Excel puede ser la herramienta contable por defecto para los contadores y empresas, cuando de opciones gratuitas se tratan. Sin embargo, a lo largo del tiempo muchos de estos usuarios deciden migrar a sistemas pagos, puesto a que los beneficios que obtienen son mayores.

En la mayoría de los casos, esto se debe a que se encuentran en constante crecimiento y cada vez demandan de soluciones más prácticas y eficaces.

Muchos de estos software para contabilidad ofrecen demos gratuitos para que todas sus funciones puedan ser probadas por un periodo de tiempo. Algunos de estos software contables con prueba gratis son:

 

Alegra

Es un software contable en la nube que ofrece herramientas de contabilidad, facturación electrónica, control de bancos, inventarios y sistema POS para Pymes. Resulta muy fácil de usar y cuenta con 30 días de prueba gratis. 

Una de las ventajas que puede ofrecer este sistema contable es que cuenta con una aplicación adicional llamada Alegra Contador, una herramienta dirigida para los profesionales de la contabilidad.

Con este software gratis para contadores puedes manejar los datos de tus clientes de forma fácil y rápida.

 

ContaPymes

Se trata de un software contable con herramientas básicas para llevar la contabilidad de tu negocio. Incluye manejo de inventario y reportes. También cuenta con un demo gratis por 30 días.

 

Orión Plus

Es una solución contable que puede ser utilizada en línea y también instalada en computadores con características específicas. Actualmente ofrece 45 días de prueba gratis y cuenta con funciones básicas para contabilidad. Es importante aclarar que su sistema puede ser poco amigable para los usuarios.

 

OfiPro

Es un programa de facturación y contabilidad para Pymes que se instala directamente en los computadores. Este cuenta con 15 días de demo y solo se enfoca en el área de facturación.


Estos son solo algunos de los software contables con demo gratis que puedes encontrar en el mercado. Ten presente que en la actualidad la mayoría de los servicios suelen ser pagos y es debido a que las empresas necesitan costear sus gastos de alguna forma. Además, en muchos de los casos es necesario realizar una pequeña inversión para conseguir grandes resultados.

Por último, en este artículo puedes conocer cuáles son las ventajas usar un programa de contabilidad para que estés seguro al momento de tomar una decisión que involucre a tu negocio. 

 

 

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¿Cuáles trámites debes hacer con la ayuda de un contador?

Para una Pyme que recién comienza, tener un contador es uno de los factores que definirá su éxito, dado que este se encargará de gestionar de forma correcta sus procesos contables y le permitirá administrar eficientemente sus recursos.

Y es que debido a los innumerables cambios que sufren las actividades comerciales, es importante que los emprendedores tengan en su equipo a un asesor capaz de tramitar diversos documentos financieros, ya que esto les facilitará la toma de decisiones y les permitirá estar al día con sus obligaciones fiscales.

Con el fin de ayudar a los emprendedores a agilizar su contabilidad, a continuación les mostraremos algunos trámites que pueden realizar con la ayuda de su asesor contable.

 

Certificación de Estados Financieros

El objetivo de este documento es declarar que se han verificado de forma detallada todos los estados financieros según lo establecido en la ley, y que estos coinciden con la información contenida en los libros.

Para que este reporte tenga una validez legal, es necesario que contenga las rúbricas del comerciante (o su representante legal) y del contador público que lo prepara, señalando el número de su tarjeta profesional vigente.

 

Evaluación de proyectos y análisis de factibilidad

Este procedimiento está conformado por una serie de técnicas que permiten estimar el rango de rentabilidad de un proyecto. Con este estudio las empresas también pueden identificar de forma más clara sus objetivos, con el fin de luego decidir si un proyecto es útil para alcanzar las metas establecidas.

 

Análisis y evaluación de cartera

Este análisis permite establecer los criterios mínimos que se tendrán en cuenta al momento de solicitar un crédito, incluyendo la capacidad de pago, reporte de ingresos y egresos del deudor, y el flujo de caja del proyecto a financiar.

Este reporte también incluye el conocimiento de la solvencia del deudor tomando en cuenta variables como el nivel de endeudamiento, la composición de los activos, liquidez, cobertura e idoneidad de las garantías.

 

Valoración de empresas

Con este estudio un contador puede estimar de forma objetiva el valor real de una empresa. Usualmente este informe se realiza al momento de la venta total de una compañía, venta accionaria entre socios, fusiones con otras empresas, reestructuraciones, capitalizaciones o como parte de la implementación de procesos de medición de generación de valor.

 

Suscripción de Certificados de Ingresos

Esta prueba de solvencia debe ser entregada por todas las personas naturales al momento presentar una solicitud de crédito ante una institución crediticia, con el fin de conseguir una mejor oportunidad para lograr un préstamo financiero.

Este documento también es usado al momento de solicitar el alquiler de un alojamiento o certificado de renta para asegurar un propietario.

 

Ahora que ya conoces los trámites que puedes hacer con la ayuda de tu contador, te recomendamos leer nuestro artículo sobre los reportes que debe tener tu software contable, donde hablamos sobre los documentos financieros que puedes hacer con esta herramienta y cómo beneficiarán tu negocio.

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Impulsa la administración de tu negocio con nuestra lista de programas contables económicos

Tener un buen sistema contable es uno de los elementos que determinará el éxito de una empresa, ya que estos ayudan a llevar de forma organizada las finanzas y permiten a los contadores analizar rápidamente la información para aportar datos que faciliten la toma de decisiones.

Sin embargo, uno de los obstáculos que enfrentan los emprendedores al implementar estos programas, es que la mayoría requieren de una gran inversión y no poseen la liquidez financiera para costearlos, lo cual los obliga a sufrir retrasos y multas por llevar sus cuentas de forma manual.

Para facilitar esta búsqueda, hoy hemos preparado una lista de programas contables económicos que puedes usar para impulsar la administración de tu negocio.

Loggro

Loggro se destaca por ofrecer una serie de funcionalidades que facilitan el control de los procesos administrativos, como lo son un inventario de productos, reportes financieros, un módulo contable y varias opciones de personalización para los comprobantes.

Este software también cuenta con un periodo de prueba de 14 días, durante el cual los usuarios pueden probar sin restricción cada una de sus funciones y emitir facturas electrónicas.

 Pros

  • Ofrece varias herramientas administrativas.
  • Está disponible para varios países de América Latina.
  • Se adapta a las necesidades de las empresas en crecimiento.

 Contras

  • Posee una interfaz poco amigable.
  • No se adapta a las necesidades de las empresas de servicios.
  • Necesita de capacitación para comenzar a usarlo.
  • El módulo contable tiene un costo adicional.

 

Siigo

La principal ventaja de esta herramienta es que permite a sus usuarios facturar desde la web o usando su aplicación para dispositivos móviles. Sin embargo, a pesar de contar con varias herramientas administrativas, Siigo no integra la contabilidad en su plataforma, lo cual obliga a las empresas a adquirir el software Siigo ERP para poder sincronizar la información y extraer sus datos contables.

 Pros

  • Posee una plataforma de facturación electrónica completa.
  • Cuenta con aplicaciones móviles bien diseñadas.
  • Está diseñado pensando en las Pymes.

 Contras

  • No cuenta con una versión de prueba, solo permite ver videos demostrativos.
  • No integra la contabilidad.
  • El servicio de soporte es lento y no es personalizado.
  • Requiere capacitación para su uso.

 

Quanticus

Al usar este programa contable las empresas pueden gestionar la facturación y consultar el movimiento de sus cuentas de banco. Sin embargo, a diferencia de las herramientas antes mencionadas, Quanticus no posee una versión online, por lo que los usuarios deben comprar una licencia para usar este software.

Esta aplicación cuenta con un periodo de prueba de 15 días, con el cual es posible probar las funcionalidades de su versión más básica y emitir comprobantes electrónicos.

 Pros

  • Posee reportes contables básicos.
  • Ofrece herramientas contables.
  • Permite gestionar varias cuentas de banco.

 Contra

  • El soporte es solo de lunes a viernes y no es gratuito.
  • Las herramientas contables tienen un costo adicional.
  • Cobran tarifas por mantenimiento.
  • La función de bancos solo está disponible para la versión premium.

 

Vendty

Este sistema para punto de venta se caracteriza por ofrecer una plataforma de facturación diseñada exclusivamente para restaurantes. Una de las ventajas que ofrece esta app es que permite integrar a su plataforma otras herramientas contables, lo cual facilita el control de diversos procesos administrativos y financieros.

Vendty también ofrece un periodo de prueba de 7 días, en el cual se pueden probar todas sus funcionalidades y emitir facturas de ventas.

 Pros

  • Cuenta con sistema POS integrado.
  • Se especializa en restaurantes.
  • Es fácil de usar.

 Contras

  • No tiene un módulo contable.
  • Las integraciones tienen un costo adicional.
  • El periodo de prueba es muy corto.
  • No tiene opciones de personalización.
  • No es compatible con todos los establecimientos de comercio.

 

Alegra

Alegra es una aplicación de facturación electrónica creada pensando en las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Con este sistema puedes gestionar diversos procesos contables, incluyendo el manejo de inventario, gestión de cuentas bancarias, control de puntos de venta y la creación de reportes financieros.

Este sistema ofrece un periodo de prueba de 30 días, en el cual los usuarios pueden probar toda su plataforma y familiarizarse con sus funciones contables. Otra ventaja que vimos al usar Alegra es que cuenta con un servicio de soporte personalizado, el cual se puede usar de forma gratuita todos los días de la semana.

 Pros

  • Integra la contabilidad.
  • Posee un sistema POS optimizado para tablets.
  • Cuenta con una aplicación móvil.
  • Tiene un periodo de prueba de 30 días.
  • Posee un buen servicio de soporte.
  • Es fácil de usar.
  • Permite crear impuestos y retenciones personalizados.
  •  Almacena la información de tus clientes.

 Contras

  • El servicio de soporte solo funciona en horario de oficina.
  • El número de usuarios varía dependiendo del plan.
  • Solo ofrece facturas POS ilimitadas para su plan premium.

 

Con esta lista de programas contables económicos estamos seguros de que no tendrás problemas gestionando las finanzas de tu negocio, por lo que recomendamos revisarla con la ayuda de tu contador para seleccionar el que mejor se adapte a tus necesidades. 

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Alegra vs. Vendty: ¿Cuál es el mejor Sistema POS para tu negocio?

Si tienes un establecimiento de comercio y estás en la búsqueda de un sistema POS que te ayude a impulsar las ventas, es probable que hayas considerado usar Alegra o Vendty, dado que estas aplicaciones se han destacado en los últimos años por ofrecer un excelente servicio de facturación, que se enfoca en elevar la experiencia de los consumidores.

A menudo estos sistemas son comparados debido a que integran en su plataforma diversas funcionalidades para puntos de venta, permiten a las Pymes colombianas llevar un mejor control de sus transacciones y gestionan los procesos contables de forma rápida y fácil.

Para analizar estas herramientas hemos probado las últimas versiones de ambos programas para identificar mejor sus diferencias y ahorrarte tiempo seleccionando la mejor solución para tu negocio.

 

Comparación de funcionalidades

Alegra

Alegra es un software de facturación en la nube creado pensando en las Pymes de Latinoamérica. Además de poseer una versión web, este sistema también integra en su plataforma un sistema de facturación POS, el cual se ha ganado la confianza de los emprendedores por ofrecer una plataforma estable y un excelente servicio de soporte.

 Funciones de Alegra:

  • Puede usarse en una gran variedad de establecimientos de comercio.
  • Lleva el control del inventario y lo organiza en diferentes bodegas.
  • Posee un módulo contable.
  • Emite facturas en formato de tirilla y con todos los requisitos de la ley.
  • Gestiona varios puntos de venta.
  • Posee una interfaz sencilla y fácil de usar.
  • Ofrece soporte gratuito vía chat, correo y llamadas, todos los días de la semana.
  • Gestiona cuentas de banco con varios tipos de moneda.

 

Vendty

A diferencia de Alegra, la cual se integra en su plataforma herramientas administrativas, Vendty se enfoca solo en la facturación y no cuenta con un módulo contable, lo cual limita un poco su uso al momento llevar la contabilidad y en la creación de documentos fiscales.

 Funciones de Vendty:

  • Está diseñado principalmente para restaurantes y tiendas de moda.
  • No posee funcionalidades contables.
  • Requiere de capacitación para comenzar a usarlo.
  • Gestiona un punto de venta a la vez.
  • No es compatible con cuentas multimoneda.
  • Ofrece soporte vía email de lunes a viernes.

 

Comparación de Tarifas

A pesar que la función principal de estos sistemas es gestionar las transacciones comerciales, ambos ofrecen tarifas distintas, que varían dependiendo de las funcionalidades y el número de usuarios.

 Alegra dispone de 3 planes mensuales:

  • Plan PYME ($60 pesos)
  • Plan PRO ($90 pesos)
  • Plan PLUS ($150 pesos)

Todas estas versiones ofrecen soporte gratuito todos los días de la semana, cuentan con la función de facturación Offline, permiten la creación de usuarios adicionales, reportes contables y se integran con otras herramientas administrativas.

 

Vendty posee 4 planes mensuales:

  • Plan Básico ($70 pesos)
  • Plan Pyme ($90 pesos)
  • Plan Empresarial ($150 pesos)
  • Plan Corporativo (se necesita una cotización)

Sin embargo, a diferencia de Alegra donde la versión Offline está disponible para todos los planes, en Vendty esta solo puede usarse con los planes Pyme y Empresarial, lo cual dificulta la facturación cuando ocurren interrupciones en el servicio de internet.

De igual forma, debido a que este programa solo puede usarse en punto de venta a la vez, las empresas deben pagar una mensualidad adicional por cada punto de venta donde deseen instalar este programa.

En cuanto al servicio de soporte, en Vendty está solo está disponible vía correo electrónico, de lunes a viernes, por lo que los usuarios deben suscribirse al plan Corporativo si desean disfrutar de este servicio también los fines de semana.

 

Conclusión: ¿Cuál de estos sistemas POS es el mejor para mi negocio?

Tanto Alegra como Vendty son sistemas POS que ofrecen diversas herramientas que agilizan el proceso de venta en las Pymes.

Al analizar las funciones de Alegra, observamos que esta aplicación cuenta con una plataforma para punto de venta que facilita en gran medida las tareas administrativas y la creación de documentos contables, pero sin dejar de lado las necesidades de las Pymes.

Vendty, en cambio ofrece funcionalidades similares pero limitadas, las cuales se enfocan solo en el proceso de facturación y pasan por alto las tareas contables. De igual manera es importante resaltar que debido a los gastos de instalación, el costo de este sistema es un poco alto y por el mismo precio podemos suscribirnos a uno de los planes de Alegra y disfrutar de una aplicación más completa, que ofrece más herramientas administrativas.

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¿Como consigo el dinero para financiar mi negocio?

Para un emprendedor el dinero suele ser una de los principales obstáculos al momento de iniciar un nuevo negocio, dado que no importa que tenga un excelente plan empresarial o buenos productos, sino cuenta con el financiamiento apropiado es probable que su idea no pueda dar frutos.

En la actualidad existen varias fuentes de financiamiento que permiten ampliar las operaciones comerciales, pero cada una de ellas posee características y limitantes distintas, lo cual dificulta a las empresas seleccionar una solución que se adapte a sus necesidades y le permita mantenerse a flote hasta que pueda valerse por sí misma.

Con el fin de ayudarte determinar cuáles son las mejores opciones de financiamiento para tu negocio, hemos elaborado un análisis financiero donde se explican las ventajas de cada plan y los detalles que debes considerar para usarlos de forma correcta.

1. Activos personales

Los activos personales es la opción de financiamiento más usada por los emprendedores, ya que con este plan el dueño de la empresa debe rendirse cuentas a sí mismo y no es necesario cancelar a nadie las ganancias o intereses que se generen.

Con esta opción, si la inversión no genera ninguna ganancia, el propietario es la única persona que pierde dinero, por lo que se recomienda no invertir nada que no esté dispuesto a vender.

Opciones de financiamiento personales:

  •  Ahorros
  • Venta de inversiones
  • Venta de algunos activos

 2. Amigos y Familiares

Con esta opción los emprendedores deben pagar parte de las ganancias que se obtengan, pero sin la rigidez de los prestamistas profesionales, los cuales piden presentar algún tipo de garantía o vales para otorgar el dinero.

Aunque los amigos y familiares pueden mostrarse más abiertos a entender un revés financiero, es importante que los emprendedores cumplan con todos sus compromisos para no dañar la relación con estas personas.

Al seleccionar este plan debes tener en cuenta:

  • No pedir una cantidad de dinero que la otra persona no se pueda dar el lujo de perder.
  • Antes de realizar la inversión, debes preguntar cómo esa persona manejaría la situación en caso de que el negocio no tuviera éxito y no se pueda regresar de forma inmediata el préstamo.
  • Se deben establecer condiciones o reglas sobre el financiamiento, y en caso de que la cantidad sea muy grande, pídele a un abogado que se encargue de redactar un acuerdo por escrito.

3. Inversión de Capital

Se le llama inversiones de capitales a los fondos que se reciben de personas que tendrán derechos de propiedad en la empresa a cambio de un préstamo.

Con esta opción los inversionistas además de recibir parte de las ganancias, tendrán un papel más activo en el proceso de toma de decisiones, por lo que es importante definir con antelación si participará en la administración cotidiana del negocio o si solo será un socio capitalista.

4. Financiamiento mediante deuda

En este plan el dueño del negocio pide un préstamo a un banco u organización, y debe cumplir con ciertos requisitos para recibirlo. Luego de concretar el financiamiento, el propietario debe cancelar el préstamo (más los intereses que se generen), mediante una serie de pagos programados.

Tipos de acreedores:

  • Entidades bancarias
  • Organizaciones de microcrédito
  • Organizaciones que financian empresas en crecimiento

Lograr un financiamiento es una tarea titánica si no conoces todos sus requerimientos, por lo que recomendamos estudiar a fondo cada una de estas opciones y seleccionar, con la ayuda de un contador, la solución que mejor se adapte las necesidades financieras de tu negocio.

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Tips para personalizar tu plan de cuentas contables

Para lograr una buena administración empresarial, es vital que las Pymes establezcan desde el inicio un buen plan de cuentas contables, ya que este además de unificar criterios, le permitirá también a los emprendedores analizar de forma efectiva toda su información financiera.

Sin embargo, al momento de crear esta estructura usualmente las empresas no conocen los criterios contables que deben incluir o desconocen la terminología que deben usar con sus cuentas, lo cual ocasiona pérdida de datos y retrasos en el proceso de toma de decisiones.

Es por ello que hemos creado una lista de consejos para ayudar a los emprendedores a crear un plan de cuentas contables que se adapte a sus necesidades financieras e impulse la administración de su negocio.

Respeta la integridad de los datos: durante el proceso de planeación, siempre debes incluir en los reportes todos los movimientos de las cuentas reales, dado que esto te permitirá registrar cada hecho contable sin exclusión de ningún detalle.

Establece una clasificación flexible: es importante que la estructura de tu plan permita agregar o eliminar cuentas de forma sencilla, ya que esto le facilitará a tu empresa adaptarse mejor a las diversas solicitudes de los entes económicos.

Define un sistema de organización: para lograr una buena estructura, tu plan debe seguir un orden preestablecido, donde se clasifiquen de forma sistemática todas las cuentas generadas según su naturaleza. Con esto tendrás una mejor organización y transparencia a la hora de obtener los datos.

Sé precavido eliminando tus cuentas: antes de eliminar una de tus cuentas contables, debes cerciorarte que esta no afecte ninguno de los informes administrativos de tu empresa, ya que de lo contrario podría perjudicar el proceso de toma de decisiones.

Actualiza tu plan regularmente: luego de establecer un plan de cuentas para tu empresa, debes revisarlo y actualizarlo de forma periódica, ya que así podrás ir adaptándolo a los constante cambios empresariales y a las nuevas normativas fiscales.

Ahora que ya conoces los pasos para crear un plan de cuentas exitoso, es momento de seleccionar un programa que simplifique la administración tu empresa, por lo que recomendamos leer nuestro artículo sobre las ventajas de usar un software contable, donde explicamos los beneficios de estos programas y cómo pueden impulsar las ventas de tu negocio.

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Integra la contabilidad de tu negocio con el mejor sistema POS

Para los establecimientos de comercio es una prioridad encontrar un sistema POS que les ayude a agilizar el proceso de venta y les permita a sus clientes tener una mejor experiencia con cada compra.

Sin embargo, debido a los constantes cambios en las normativas fiscales, es difícil para los emprendedores encontrar un software que no solo agilice las transacciones del negocio, sino también les facilite el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

Es por ello que hoy queremos hablarte de Alegra, una aplicación en la nube que se ha ganado la confianza de cientos de Pymes en Latinoamérica por integrar en su plataforma excelentes funciones contables y un sistema POS que se adapta a las necesidades de los consumidores.

Con Alegra el POS es gratis

A diferencia de los sistemas de facturación convencionales, los cuales no integran funciones para puntos de venta, Alegra incluye de forma gratuita un sistema POS que se adapta a las necesidades fiscales de los establecimientos de comercio y permite a los clientes obtener el mejor servicio con cada compra.

Factura desde la tablet

Además de su versión web, esta aplicación también cuenta con una versión optimizada para tablets, con la cual es posible realizar históricos de venta, gestionar el inventario, enviar por correo las facturas a los clientes e imprimir comprobantes en formato de tirilla, cumpliendo con todos los requisitos de la ley.

Gestiona los cierres de turno

Una de las ventajas que ofrece Alegra es que permite realizar cortes de caja directamente desde la aplicación para revisar que el efectivo y los comprobantes de pago físico coincidan con los valores registrados en su sistema, lo cual ayuda a las empresas resguardar mejor su dinero y a disminuir los riesgos de pérdida o fraude.

Vende incluso sin conexión a internet

Para agilizar aún más el proceso de venta, este sistema permite a los establecimientos de comercio facturar incluso cuando ocurran fallas en el servicio de internet, manteniendo así la información contable actualizada y el inventario al día.

Alegra cumple con todas las normativas NIIF

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de reglas que sirven para estandarizar la información contable, definiendo los datos que deben tener las transacciones y reportes financieros. En Alegra se han aplicado estas normativas para que ganes tiempo incluyendo el nombre y código de tus cuentas contables en todos tus documentos financieros.

Para las Pymes es difícil encontrar un software que les ayude a administrar sus recursos y mejore la experiencia de sus clientes, es por ello que recomendamos Alegra, una aplicación que integra en su plataforma un excelente sistema POS y funciones que facilitan las tareas contables.

Con Alegra llevas la contabilidad de tu negocio sin descuidar tus ventas. Regístrate ahora y disfruta 30 días gratis los beneficios de este sistema contable.

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¿Qué es una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un procedimiento con el cual es posible comparar los apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) con los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta.

De igual forma, por medio de esta herramienta se puede constatar que todas las operaciones bancarias queden correctamente contabilizadas en los estados financieros y permite detectar de forma oportuna cualquier error para realizar las gestiones necesarias para corregirlo.

 

¿Por qué es importante hacer una conciliación bancaria?

La función principal de la conciliación bancaria es constatar que tanto el saldo de los libros contables como el saldo que aparece en los bancos sean correctos, por lo que es frecuentemente usado como un sistema de control interno en la administración de las empresas.

 Con este procedimiento es posible:

  • Verificar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abandonado a otra cuenta.
  • Detectar los depósitos contabilizados que no llegaron al banco.
  • Identificar los depósitos realizados a una cuenta que están contabilizados.
  • Registrar los cheques girados que no se han cobrado.
  • Detectar los cheques girados y cobrados pero no contabilizados.
  • Contabilizar todos los cargos bancarios.
  • Localizar errores en los montos, en los libros contables o en la cuenta bancaria.

 

¿Cuándo es necesario hacer una conciliación bancaria?

Para mantener una buena salud financiera, se recomienda usar esta herramienta de forma periódica o mensual, siempre y cuando la empresa tenga una cuenta corriente bancaria en línea y mantenga sus registros contables actualizados en tiempo real.

 Igualmente, se recomienda tener una conciliación bancaria que corresponda con la fecha en que cierren los libros de contabilidad, ya que esto servirá como respaldo de los saldos contables que se ocupan como la base para la creación de los estados financieros.

 

¿Cómo se hace la conciliación bancaria?

Por lo general las diferencias entre el saldo de la cuenta según el banco y el saldo registrado en los libros contables se deben a las siguientes razones:

  • Diferencias en la oportunidad en que se guardan los cargos y abonos.
  • El banco muestra cargos o abonos que no han sido contabilizados.
  • Errores presentes en la contabilidad o con el banco.

 A continuación mostramos el ejemplo de un formato tipo general que puede usarse en la conciliación:

Saldo según el Banco:

(Más +):

  • Depósitos en tránsitos (depósitos contabilizados que según el banco no han sido abanados).
  • Cargos bancarios no contabilizados.

 (Menos -):

  • Depósitos según el banco que no están contabilizados.
  • Cheques girados pero no cobrados.
  • Otros abonos según el banco que están contabilizados.
  • Es igual al saldo en la cuenta banco reflejada en el libro contable.

Como podemos ver la conciliación bancaria es una importante herramienta administrativa con la cual es posible verificar el flujo de efectivo e identificar posibles errores en las operaciones bancarias y libros contables, por lo cual recomendamos usarla de forma habitual para asegurar la transparencia financiera de tu empresa.

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